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Cómo superar la mala experiencia de sistemas administrativos en 4 pasos

Cómo superar la mala experiencia de sistemas administrativos en 4 pasos

Algunas empresas han tenido desagradables experiencias al contratar o adquirir sistemas administrativos, desde lo básico como deficiencias o incumplimiento de requisitos necesarios respecto a la factura electrónica hasta situaciones tan graves como no contar con reportes o incluso incoherencias en los saldos. Esto originado por la falta de datos o un insuficiente conocimiento por parte del proveedor de soluciones informáticas.

Son muchos los dolores de cabeza de los administradores, directores o dueños de las empresas y que han batallado con esta problemática. Ante este hecho se recomiendan 4 sencillos pasos de cómo seleccionar un sistema administrativo:

1.- Identificar las necesidades del negocio.

Cada compañía tiene sus propios requerimientos para gestionar su administración. Por ello, es fundamental detectar y hacer un análisis detallado de las necesidades, problemática y de cómo optimizar los recursos para posteriormente justificar la inversión en un software. 

 

2.- Documentarse, investigar y comparar.

Una vez que sepamos qué necesita la compañía, se sugiere investigar soluciones que cumplan con los requerimientos mínimos necesarios. A partir de aquí, se recomienda llamar al proveedor para que se asigne un consultor que desarrolle la medición de alcances, apoye en el análisis y elabore una propuesta a la medida. Para lograr esto se recomienda comparar las soluciones según los indicadores como la calidad, el servicio y el precio. 

 

3.- Concientización a los equipos de trabajo y planeación

Es prioridad establecer un plan de trabajo con los equipos involucrados en cada área de la empresa y establecer cuáles serán los cambios, objetivos que les corresponden a cada uno, así como la explicación de las ventajas que se obtendrán, definición de tiempos y desarrollo de cronogramas de trabajo. Todo ello con el objetivo de concientizar al personal, capacitarlos y llegar al éxito.

 

4.- Involucrar a los altos mandos de la empresa

Una de las claves del éxito radica en que los altos directivos de la organización se involucren en el proceso y hagan de la implementación una de sus prioridades. Todo ello, para que sean conscientes desde el primer momento de los ajustes y cambios que deberán efectuarse así como los alcances, necesidades y en paralelo puedan disponer de la información precisa para tu toma de decisiones. Este apoyo es vital para establecer las líneas de actuación respecto a los empleados y la implementación.

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