BLOG

Adios a la era del “out of the office”

Adios a la era del “out of the office”

Por Rodolpho Cardenuto, Presidente de SAP Latinoamérica y el Caribe

En la era de la movilidad, los dispositivos como los smartphones o las tablets son los nuevos escritorios de los empleados. Cómo capitalizar la creciente cantidad de soluciones móviles para lograr mejores resultados de negocios.
 
La anécdota es elocuente. Estaba en un aeropuerto conversando con un colega. De repente, llega a mi smartphone un mensaje con un archivo cuyo contenido era interesante para ambos. Le pregunté si él también lo había recibido y me respondió que no. Entonces decidí compartírselo y se lo envié en el momento. De inmediato, ocurrió que, al mismo tiempo que mi colega recibía el archivo que yo le había mandado y se disponía a leerlo, en mi teléfono llegaba un mensaje de su casilla, advirtiéndome que no podía contactar a ese destinatario porque se encontraba fuera de la oficina. Recuerdo que le dije que no me parecía lógico que, estando en plenas condiciones de responder sus mensajes, hubiese puesto el aviso automático. “Es algo que hago sin pensar cada vez que sé que voy a estar ausente unos días de mi oficina”, me respondió.

Esta breve anécdota no hace más que remarcar la forma vertiginosa en que la movilidad está transformando la forma en que trabajamos. Prácticamente no hay ejecutivo que no tenga un dispositivo móvil: la penetración de los teléfonos celulares inteligentes en Latinoamérica crece día a día, tendencia que confirman las principales firmas de consultoría, como IDC, que afirmó recientemente que 2011 será el año record de venta de smartphones en la región, con 34 millones de unidades, cifra que crecerá hasta los 100 millones anuales para 2014. Por otra parte, Internet es hoy una realidad cotidiana de los trabajadores y los accesos inalámbricos o provistos por las compañías de telefonía están disponibles en prácticamente todos lados.

Vale aclarar que los mensajes de “out of the office” nacieron en los 90, cuando el correo electrónico descansaba en una PC fija en un escritorio. En ese momento, era muy claro y distinguible cuándo una persona estaba “dentro de su oficina” y cuándo “fuera de su oficina”. Los tiempos cambiaron y hoy el trabajo de una buena parte de los empleados de las empresas consiste en estar con los clientes, viajando por el mundo, negociando con un socio, dando una conferencia de prensa… Y muchas funciones que antes los ejecutivos podían hacer sólo desde sus escritorios “físicos”, hoy pueden ejecutarlas en cualquier momento y en cualquier lugar.

Para que esto sea posible, debemos mencionar un segundo fenómeno que crece al mismo ritmo que el de los dispositivos: el de la disponibilidad de soluciones móviles. ¿Un vendedor tomando una orden de compra en casa del cliente sin necesidad de regresar a la oficina y verificar la existencia del producto solicitado en los almacenes? Es posible. Tanto como un alto ejecutivo aprobando un presupuesto mientras está de viaje o como el responsable de operaciones de una fábrica monitoreando el estado de los equipos desde su casa.

¿Se imaginaba que podría cargar sus gastos de viaje en el mismo momento y lugar donde los realiza capturando imágenes de sus recibos? Del mismo modo que un médico podría llevar consigo la historia clínica completa de sus pacientes incluyendo resultados de estudios, medicación indicada y estadísticas de monitoreo de signos vitales ya sea cuando atiende su consultorio, recorre los hospitales o asiste a un congreso

A diferencia de lo que ocurrió a lo largo de la historia con otras tecnologías emergentes, la movilidad cuenta con una ventaja: la cultura de uso no necesitó ser “empujada” hacia los usuarios, sino que, por el contrario, son los usuarios los que utilizan en su vida cotidiana estos dispositivos y les incorporan, como una función más, las actividades relacionadas con la empresa. Incluso, puede decirse que las nuevas generaciones son “naturalmente” móviles.

Desde el punto de vista de los beneficios que la movilidad aporta a la empresa, pueden destacarse algunos datos brindados por la consultora Yankee Group, que indica que el uso de la aplicaciones de movilidad aceleran los tiempos de venta en campo  un 29%, incrementa las tasas de obtención de clientes un 27% y disminuye el ciclo de ventas un 24%. Este es sólo un ejemplo: cada aplicación que se analice revelará resultados igualmente positivos.

Tal vez, en esta nueva era de la movilidad, haya llegado la hora de colocar el siguiente mensaje automático para que responda nuestra casilla de correo electrónico: “Estoy fuera de la oficina… ¡Pero eso no quita que no pueda responder de inmediato!”