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El ABC para mudarte a la facturación electrónica

 El ABC para mudarte a la facturación electrónica

Por: Carlos Alberto Santillán España

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un comprobante fiscal digital que tiene mecanismos internacionales de seguridad para que dichos comprobantes sean infalsificables y tengan total validez legal y fiscal.

El comprobante fiscal digital tiene la misma validez que un comprobante en papel, la diferencia más grande es que con el comprobante digital se elimina la posibilidad de reproducir comprobantes falsos. Adicionalmente, en el último esquema llamado CFDI (Comprobante fiscal digital por internet) cada factura es remitida en tiempo real al SAT para que el asigne el folio a los comprobantes avalando factura por factura en el mismo momento de su elaboración.

Desventajas de facturar en papel
•    Papel y tinta
•    Almacenaje Físico
•    Tiempo de búsqueda
•    Devolución y cancelaciones
•    Detención de pagos por facturas mal realizadas
•    Envío, transporte y recepción
•    Controversias y conflictos con el cliente
•    Declaración y pagos de impuestos
•    Multas por facturas incorrectas, clonación de facturas

Ventajas de la factura electrónica
•    Liquidez: Efectivo Anticipado
•    Optimizar proceso de recepción de pagos
•    Mejorar servicio al cliente
•    Optimizar proceso de facturación y el proceso de cobranza
•    No perder o “traspapelar” documentos y encontrar facturas en segundos
•    Innovación en los negocios
•    Ahorros del 80 % de los costos del proceso de facturación (cifras del SAT)
•    Mejorar la imagen ante los clientes
•    Envío automático de las facturas por correo electrónico

Requisitos para facturar electrónicamente
1.    Contar con Firma Electrónica Avanzada vigente.
2.    Tramitar al menos un Certificado de Sello Digital.
3.    Contar con un sistema informático
4.    Enviar a validar las facturas electrónicas al proveedor autorizado de certificación.

¿Qué tan protegidos quedan nuestros datos con la factura electrónica?
Una de las principales características sobre la facturación electrónica es que el resguardo de los documentos debe ser de una manera digital.  Esto implica que se debe contar con una base de resguardo en un servidor o hasta en una PC. La seguridad además de ser tecnológica debe ser cultural y por ello:
•    Debemos contemplar que nuestra información esté protegida, tanto por el personal de nuestra empresa,
como para el público en general.
•    Debemos contar con respaldo de dicha información, ya que existen accidentes o fallas que pueden afectar nuestra información ya sea en nuestra computadora o en otros dispositivos.

¿Cómo valido una factura electrónica?

El único portal donde se obtiene certeza legal absoluta de la validez de una factura en el último esquema que es CFDI, es el portal “Verifica CFDI” https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx/   en el cual se obtiene el resumen de la factura que el SAT reconoce como técnica y legalmente correcta. El único detalle es que solamente se muestra el resumen y el estatus de la factura. ¿Qué conceptos tiene esa factura? ¿Cómo está el desglose de impuestos?. El concepto de éste portal es que es público y por lo tanto no puede existir mucha información de la factura ya que cualquier persona que conozca el folio y los RFC (emisor y receptor) puede consultar los elementos mencionados. Existe otro portal que poca gente conoce pero que es el que nosotros consideramos mas importante para tener el mapa completo de las transacciones en detalle. Éste portal es del contribuyente y se tiene acceso únicamente por medio de la clave CIEC o la FIEL y se encuentra en la siguiente liga:  https://portalcfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Todos los contribuyentes que tengan INGRESOS MAYORES 4 MILLONES DE PESOS AL AÑO. Sin embargo aproximadamente 75% de los clientes de nuestra firma están en facturando electrónicamente sin estar obligados.

Tips para buscar al mejor proveedor de facturación electrónica:

Recomendamos buscar en un proveedor los siguientes elementos para evitar problemas o tener costos ocultos:

•    Movilidad: factura en donde sea a la hora que sea.
•    Busca soluciones que permitan a tu contador entender los reportes y la información
•    Envía tus facturas por correo electrónico a uno o varios destinatarios
•    Realizar tus facturas en menos de 1 minuto
•    Busca una solución que permita hacer una factura en una sola pantalla
•    Modelo comerciales flexibles: Prepago, Post-Pago o Paga solo las facturas que uses al mes
•    Soporte telefónico que si “Conteste” y que no te limiten en horas o en “Tickets al mes”
•    Busca un sistema vía internet para que no dependas de una computadora
•    Revisa el giro del proveedor: tecnología, fabrica de software o sólamente facturación electrónica
•    Precio de acuerdo al mercado. Siempre detente a reflexionar si el precio es caro o muy barato.
•    Que el proveedor te de respaldo de al menos 1 año de tus comprobantes
•    Administración libre de catálogos: Clientes, proveedores, productos, certificados
•    Conserva tu identidad y que se te permita adaptar tus facturas con tu logotipo y color
•    Revisa que instituciones, reconocimientos, premios y referencias respaldan a tu proveedor
•    Busca un sistema que no te cobre las actualizaciones del SAT

Recomendamos también evitar soluciones que:
•    Limiten los tickets de soporte técnico
•    Tengan un resguardo de CFDI menor a 1 año
•    Te vendan folios que expiren si no los consumes en 1 año.
•    Sistemas con funcionalidad limitada
•    Tengan un costo por actualizaciones del SAT

La factura electrónica involucra la generación, timbrado, resguardo, envío, validación, etc. Recuerda que cualquiera puede bajar un precio, lo que no puede hacer es ofrecerte todo lo que cualquier contribuyente necesita por ese mismo precio y sobre todo el soporte técnico que es esencial en éste tema.

Al evaluar un proveedor, busca que responda en caso de algún incidente; que pueda explicarte tranquilamente los lineamientos y la utilización del sistema y siempre esté disponible para poder aclarar tus dudas y te informe oportunamente de los cambios que va a lanzar el SAT. Un proveedor que esté totalmente enfocado a ser un apoyo y busque tu tranquilidad llevándote por el proceso de transición de una forma muy sencilla y económica. Para consultar mayor información entra a www.fiscoclic.mx

“Actualmente hay 617,416 contribuyentes con facturación electrónica (a Julio de 2012)”