Covid-19 ha hecho que la transformación digital (y por ende, la nube) sea esencial para la continuidad del negocio. No es una sorpresa que el consumo de cloud haya subido en 2020. Una investigación de PwC sugiere que el gasto en esta tecnología aumentó 37% en el primer trimestre del 2020 para permitir al personal trabajar remotamente o de manera flexible.
Es comprensible que las compañías busquen a la nube como un medio para garantizar el acceso a la información y recursos críticos en donde sea que el personal esté laborando. Sin embargo, a medida que la TI se vuelve más descentralizada y las organizaciones continúan con sus procesos de transformación a cloud, la seguridad de los dispositivos conectados, especialmente las impresoras, es cada vez más crítica. Esto es especialmente clave para las industrias y equipos en donde la impresión sigue siendo vital en los procesos de negocio, como en los sectores de salud, legales, manufactura y logística.
Riesgos de seguridad comunes
Proteger una flota de impresión en contra de amenazas de seguridad puede ser difícil y consumir mucho tiempo, incluso cuando las oficinas están abiertas y la mayoría de los empleados están trabajando en sitio. Tareas como la administración manual de activos y configuración de dispositivos están propensas a errores e ineficiencias. Además, instalar certificados de equipos individualmente toma tiempo valioso que se podría invertir en otras tareas, ya que las impresoras deben ser monitoreadas continuamente para garantizar que se cumplan las políticas de seguridad.
No es solamente un error humano que pone a una compañía en riesgo de brechas de seguridad. Como cualquier otro dispositivo conectado, las redes de impresoras son potenciales puntos de entrada para actores maliciosos. Muchas empresas no saben que la información guardada en servidores o en el disco duro de una impresora obsoleta, puede ser transferida sin encriptar por la red de impresión sin establecer flujos de trabajo alternativos, pero los datos podrían enviarse a impresoras en ubicaciones no seguras.
Con una fuerza de trabajo dispersa y menos personal en la oficina, hay un incremento en el riesgo que, a menos que sean automatizados o administrados remotamente, el mantenimiento clave y las actualizaciones de una flota de impresión pueden perderse y los documentos que contienen información sensible corren el riesgo de quedar desatendidos en la bandeja de salida de los equipos.
Seguridad a la medida
Hay muchas buenas razones para trasladar la infraestructura de impresión a la nube. Una sólida solución de seguridad de software de gestión de impresión basada en la nube diseñada a la medida facilita la gestión de la configuración del dispositivo en una flota de impresoras en una red, escalable a miles de dispositivos.
Los administradores de TI deben poder configurar una flota con contraseñas o autenticación de red para proteger la administración remota y tener la facilidad de cambiarlas de manera periódica para cumplir con las políticas de rotación. Asegurar el cumplimiento también significa que es necesario gestionar los permisos basados en roles o usuarios. Esto puede significar restringir las funciones del dispositivo por persona o grupos de trabajo para evitar que usuarios no autorizados cambien la configuración de seguridad y del equipo. Además, para reducir la superficie de ataque de una flota de impresión, los puertos y protocolos se pueden desactivar y activar, y los dispositivos se pueden configurar automáticamente para registrar información de uso.
El trabajo remoto significa que es vital permitir la impresión segura, incluso cuando el personal no está físicamente en la oficina. Los empleados que necesiten reproducir textos o imágenes en papel deben poder enviar un documento a un equipo en la oficina, donde se guardará de forma segura hasta que ellos, y nadie más, puedan recogerlo mediante una función de liberación. De manera similar, una organización necesita mantener el control sobre cuándo y dónde se accede a los archivos impresos y escaneados para garantizar prácticas correctas de asignación de nombres y archivos.
Automatizar donde sea posible
La automatización es amiga de la seguridad. La configuración manual puede generar problemas con configuraciones y niveles de firmware inconsistentes. Las mejores soluciones de gestión de impresión garantizan que los dispositivos estén alineados correctamente y puedan reparar automáticamente los equipos que no coinciden.
Al automatizar las tareas de seguridad, los administradores de TI pueden liberarse de tener que ejecutar actualizaciones de firmware durante la noche para evitar interrupciones. Además, los dispositivos se pueden auditar diariamente o con más frecuencia para asegurarse que las herramientas de TI se mantengan actualizadas sobre la flota, de modo que siempre estén listas para enfrentar vulnerabilidades potenciales y garantizar que siempre cumplan con las normas.
Además, se pueden realizar escaneos periódicos para verificar si hay nuevos equipos en la red y cualquier descubrimiento se notificará automáticamente con una configuración base para garantizar que cumplan con las políticas de seguridad y se pueden programar informes mensuales para demostrar el cumplimiento del equipo con las políticas de TI.
Tener una fuerza laboral dispersa, ya sea por razones de continuidad del negocio o porque el personal necesita poder trabajar de manera flexible, no debería significar ignorar la necesidad de imprimir. Al trasladar la infraestructura de impresión a la nube e implementar una robusta solución de administración de impresión, que incluye esquemas de seguridad a la medida, el servicio de impresión remota se puede incluir en las políticas de trabajo a distancia dentro del viaje de transformación digital.
Por Carlota Jiménez, directora de Canales y gerente general de Lexmark para América Latina
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