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La seguridad en la impresión debe ser una parte esencial de la transformación a la nube

Covid-19 ha hecho que la transformación digital (y por ende, la nube) sea esencial para la continuidad del  negocio. No es una sorpresa que el consumo de cloud haya subido en 2020. Una investigación de PwC sugiere que el gasto en esta tecnología aumentó 37% en el primer trimestre del 2020 para permitir al  personal trabajar remotamente o de manera flexible. 

Es comprensible que las compañías busquen a la nube como un medio para garantizar el acceso a la  información y recursos críticos en donde sea que el personal esté laborando. Sin embargo, a medida que  la TI se vuelve más descentralizada y las organizaciones continúan con sus procesos de transformación a  cloud, la seguridad de los dispositivos conectados, especialmente las impresoras, es cada vez más crítica.  Esto es especialmente clave para las industrias y equipos en donde la impresión sigue siendo vital en los  procesos de negocio, como en los sectores de salud, legales, manufactura y logística. 

 

Riesgos de seguridad comunes 

 

Proteger una flota de impresión en contra de amenazas de seguridad puede ser difícil y consumir mucho  tiempo, incluso cuando las oficinas están abiertas y la mayoría de los empleados están trabajando en sitio. Tareas como la administración manual de activos y configuración de dispositivos están propensas a  errores e ineficiencias. Además, instalar certificados de equipos individualmente toma tiempo valioso que  se podría invertir en otras tareas, ya que las impresoras deben ser monitoreadas continuamente para  garantizar que se cumplan las políticas de seguridad. 

 

 

 

No es solamente un error humano que pone a una compañía en riesgo de brechas de seguridad. Como  cualquier otro dispositivo conectado, las redes de impresoras son potenciales puntos de entrada para  actores maliciosos. Muchas empresas no saben que la información guardada en servidores o en el disco  duro de una impresora obsoleta, puede ser transferida sin encriptar por la red de impresión sin establecer  flujos de trabajo alternativos, pero los datos podrían enviarse a impresoras en ubicaciones no seguras. 

 

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Con una fuerza de trabajo dispersa y menos personal en la oficina, hay un incremento en el riesgo que, a  menos que sean automatizados o administrados remotamente, el mantenimiento clave y las  actualizaciones de una flota de impresión pueden perderse y los documentos que contienen información  sensible corren el riesgo de quedar desatendidos en la bandeja de salida de los equipos. 

 

Seguridad a la medida 

 

Hay muchas buenas razones para trasladar la infraestructura de impresión a la nube. Una sólida solución  de seguridad de software de gestión de impresión basada en la nube diseñada a la medida facilita la  gestión de la configuración del dispositivo en una flota de impresoras en una red, escalable a miles de  dispositivos.

Los administradores de TI deben poder configurar una flota con contraseñas o autenticación de red para  proteger la administración remota y tener la facilidad de cambiarlas de manera periódica para cumplir  con las políticas de rotación. Asegurar el cumplimiento también significa que es necesario gestionar los  permisos basados en roles o usuarios. Esto puede significar restringir las funciones del dispositivo por  persona o grupos de trabajo para evitar que usuarios no autorizados cambien la configuración de  seguridad y del equipo. Además, para reducir la superficie de ataque de una flota de impresión, los puertos  y protocolos se pueden desactivar y activar, y los dispositivos se pueden configurar automáticamente para  registrar información de uso. 

El trabajo remoto significa que es vital permitir la impresión segura, incluso cuando el personal no está  físicamente en la oficina. Los empleados que necesiten reproducir textos o imágenes en papel deben  poder enviar un documento a un equipo en la oficina, donde se guardará de forma segura hasta que ellos,  y nadie más, puedan recogerlo mediante una función de liberación. De manera similar, una organización  necesita mantener el control sobre cuándo y dónde se accede a los archivos impresos y escaneados para  garantizar prácticas correctas de asignación de nombres y archivos. 

 

 

Automatizar donde sea posible 

 

La automatización es amiga de la seguridad. La configuración manual puede generar problemas con  configuraciones y niveles de firmware inconsistentes. Las mejores soluciones de gestión de impresión  garantizan que los dispositivos estén alineados correctamente y puedan reparar automáticamente los  equipos que no coinciden. 

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Al automatizar las tareas de seguridad, los administradores de TI pueden liberarse de tener que ejecutar  actualizaciones de firmware durante la noche para evitar interrupciones. Además, los dispositivos se  pueden auditar diariamente o con más frecuencia para asegurarse que las herramientas de TI se  mantengan actualizadas sobre la flota, de modo que siempre estén listas para enfrentar vulnerabilidades  potenciales y garantizar que siempre cumplan con las normas. 

Además, se pueden realizar escaneos periódicos para verificar si hay nuevos equipos en la red y cualquier  descubrimiento se notificará automáticamente con una configuración base para garantizar que cumplan  con las políticas de seguridad y se pueden programar informes mensuales para demostrar el cumplimiento  del equipo con las políticas de TI. 

Tener una fuerza laboral dispersa, ya sea por razones de continuidad del negocio o porque el personal  necesita poder trabajar de manera flexible, no debería significar ignorar la necesidad de imprimir. Al  trasladar la infraestructura de impresión a la nube e implementar una robusta solución de administración  de impresión, que incluye esquemas de seguridad a la medida, el servicio de impresión remota se puede  incluir en las políticas de trabajo a distancia dentro del viaje de transformación digital.

 

Por Carlota Jiménez, directora de Canales y gerente general de Lexmark para América Latina

 

 

 

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