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Tips para que las reuniones virtuales sean eficaces

Opinno, una compañía global de innovación nacida en Silicon Valley en 2008 que transforma organizaciones mediante el uso de metodologías innovadoras diseñadas por emprendedores, da a conocer 10 tips para tener éxito al trabajar vía remota ante la incertidumbre del coronavirus en México que multiplicará exponencialmente el teletrabajo, además de ofrecer algunos tips para que las reuniones virtuales sean eficaces y para mantener la concentración y la productividad en el hogar, la nueva oficina del trabajador.

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Decálogo para el trabajo remoto:

  1. Definir claramente los objetivos de negocio a alcanzar en el medio plazo (1-4 meses) por la organización y por cada área o departamento.
  2. Reconfigurar los grupos de trabajo en equipos de entre 5 y 10 personas.
  3. Asignar los roles adecuados dentro de los equipos.
  4. Definir la duración del sprint remoto, entre 1 y 4 semanas.
  5. Traducir los objetivos de negocio en metas alcanzables y accionables en un sprint.
  6. Establecer las métricas que permitan visibilizar el aporte de valor de cada sprint.
  7. Asegurar la comunicación constante entre los miembros del equipo y los distintos roles.
  8. Asegurar que el equipo cuenta con todas las herramientas necesarias y una conexión adecuada y segura.
  9. Actuar de forma rápida ante los riesgos identificados y asegurar el desbloqueo continuo de problemas y dependencias.
  10. Adoptar una mentalidad de mejora continua de las formas de trabajo.

Paso a paso de cómo poder implementar el trabajo remoto

Opinno tiene algunos tips que han recopilado a través de su experiencia con el teletrabajo.

A.- Para que las reuniones virtuales sean eficaces

  • Activar la cámara web da un aporte extra de seriedad y concentración a los participantes de la reunión.
  • Silenciar el micrófono mientras los participantes no están hablando ayuda a que la persona que está hablando no pierda las ideas que está explicando y evitar sonidos molestos interrumpan.
  • Asignar un rol de moderador de la reunión que se encargue de asegurar la correcta participación durante la reunión virtual.
  • Crear minutas de cada reunión virtual para dejar constancia de todos los temas tratados durante la misma.

B.- Para mantener la concentración y la productividad

  • Programar alarmas para fijar diferentes descansos en la jornada de trabajo ayuda a mantener altos períodos de concentración.
  • Disponer de herramientas y espacios de trabajo adecuados favorece la eficiencia en la ejecución de tareas.
  • Buscar un lugar en donde las distracciones sean las menores posibles para no interrumpir la concentración.

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